Economizando com Comunicação IP
Economizar, ou reduzir custos, deixou de ser um termo que denota apenas uma necessidade circunstancial, para ser aplicada em um momento de crise. O fato é que a crise financeira é o estado normal e permanente, e a racionalização de recursos é uma obsessão a ser perseguida constantemente em qualquer cenário e área que consuma recursos.
Tendo em mente que a economia deve andar de braços dados com a racionalização de recursos, é igualmente importante diferenciar a economia ilusória da racionalização de recursos.
O que seria então a economia ilusória ? Poderíamos entender a Economia ilusória como toda redução de custos, sobretudo as radicais, que visam cortar gastos indiscriminadamente, sem atentar para os efeitos colaterais. Um bom exemplo é a tentação em economizar realizada com a supressão de contratos de manutenção, principalmente quando as coisas “vão bem” e “não têm apresentado muitos problemas”.
Tais decisões em geral não levam em conta riscos operacionais escondidos que inicialmente não afetam os os resultados pretendidos e ajudam a melhorar o balanço da empresa. Em geral, tais estratégia funcionam bem, contando com um pouco de sorte, até que um problema potencial e negligenciado compromete toda a operação da empresa, levando até mesmo a um prejuízo de dimensões catastróficas.
Portanto, quando sugerimos economia, estamos nos referindo ao da racionalização. A boa economia é aquela que envolve o melhor uso dos recursos sem afetar a integridade operacional da empresa ou colocar em elevado risco atividades importantes.
É importante ter sempre em mente que muitas racionalizações envolvem necessariamente a aplicação de recursos tecnológicos, mas também podem envolver adaptações culturais, o que ficará claro mais à frente.
Tendo estes princípios em mente, vamos elencar algumas formas de economia e racionalização, sobretudo aquelas que podem ser obtidas por um sistema de Comunicação IP bem estruturado.
1. Economize espaço
Uma boa estruturação da telefonia IP e dos recursos de comunicação IP permite alocar parte de sua força de trabalho em “home office”. Se um sistema de rodízio for estabelecido é possível começar a economizar até 20% do espaço físico com a alternância de uso do espaço de escritório. Se considerarmos o custo do metro quadrado alugado apenas este quesito pode justificar a aquisição de um sistema que propicie esta mobilidade. A mudança cultural aqui envolvida é que não haverá mais estações de trabalho fixas.
2. Economize com viagens desnecessárias
Um bom sistema de áudio e videoconferências, devidamente estruturado e com qualidade, é capaz de propiciar uma redução significativa de viagens desnecessárias, sobretudo aquelas destinadas a apresentação de palestas, cursos, reuniões frequentes entre as equipes, seminários e encontros internos, bem como reuniões casuais das equipes. Sempre lembrando que atualmente não é mais necessário dispender somas excessivas com custosos sistemas de vídeo e áudio-conferências.
3. Economize com deslocamentos desnecessários
Colocar a força de trabalho, ou parte dela, parcial ou totalmente trabalhando a partir do “home office”, ou de um escritório remoto é não somente possível como altamente eficaz. É possível economizar o tempo dispendido com idas e vindas além do custo com o transporte público e privado, estacionamento e longas esperas. Sobre a economia com gastros prediais, abordamos anteriormente no tópico 1.
4. Economize com ligações DDD e DDI
Esta é a primeira economia normalmente visualizada com a utilização de telefonia IP. De fato, os serviços prestados por operadoras IP permite utilizar troncos SIP que, para a grande maioria das empresas de pequeno e médio porte, pode representar uma grande economia somente com tarifas de telefonia. Este ganho é diretamente proporcional ao valor de sua conta telefônica habitualmente consumido.
5. Economize com telefones
Ao se permitir radicalizar, é possível pensar até mesmo em substituir completamente o aparato de telefonia na forma de aparelhos tradicionais ou mesmo IP por smartphones dotados de softphones. A economia com aparelhos e cabeamento muitas vezes pode sozinha justificar a aquisição de uma central IP inteiramente nova.
6. Economize com Equipe de Suporte
Equipamentos de comunicação IP são appliances de rede, ou seja, a mesma equipe que atualmente cuida de sua infraestrutura de redes locais pode cuidar da telefonia. Não é mais necessário manter duas equipes separadas e, mais ainda, a característica de ser IP torna ainda é possível prestar suporte remotamente, sem necessidade deslocamentos até o local. Ganha-se com agilidade, rapidez, disponibilidade e economia com custos de deslocamento e horas extras.
7. Potencialize o Suporte Remoto
O suporte remoto é uma forma de atuação cada vez mais predominante, tornando o atendimento mais ágil. Além disto, ao evitar deslocamentos desnecessários, economiza-se com o custo de homem-hora embutido no deslocamento e no próprio custo de quilometragem de deslocamento. Por fim, sempre ressaltando, ganha-se em agilidade, ampliando a disponibilidade dos serviços.
8. Racionalize seu atendimento
O próprio fato de ser IP torna o atendimento uma tarefa de atendimento do seu público, sobretudo seus clientes, muito mais eficiente. É possível programar diversos tipos de roteamento de chamadas, e garantir que a sua ligação seja sempre atendida por um grupo de atendimento. Além disto, remove-se a obrigatoriedade de uma função de atendimento, ou seja, uma recepcionista dedicada a rotear chamadas manualmente. Isto permite um melhor aproveitamento da mão de obra e elimina-se o custo com esta função rotineira.
9. Economize com celulares
A utilização de gateways de celulares combinados com a inteligência de uma central de comunicação IP (PBX IP) torna possível efetivar a grande economia que pode ser obtida ao direcionar as chamadas saintes para celular através de um banco de chips de celular incorporados em um gateway. Isto permite uma redução substancial do dispêndio com contas de celular em empresas que possuem contas elevadas para celular.
10. Racionalize suas reuniões
A cultura da reunião presencial vem mudando ao longo do tempo, muito em função da disponibilidade de diversos mecanismos, tecnologias e serviços que propiciam a experiência de realizar encontros, reuniões, apresentações e seminários utilizando a Web com meio de comunicação. Este tipo de tecnologia está hoje ao alcance de todos e compensa plenamente o esforço dispendido na mudança da cultura empresarial. A simples adoção rotineira deste tipo de modalidade é sozinha responsável por economizar custos consideráveis com tempo e deslocamento.
11. Racionalize sua equipe de vendas
A equipe de vendas moderna de hoje é totalmente móvel. Ela não mais precisa se deslocar até o escritório central apenas para de lá realizar e receber ligações. A equipe de vendas pode permanecer mais tempo em campo, com maior produtividade e estar ao mesmo tempo conectada diretamente com a empresa. Novamente reduz-se custos com deslocamento e conquista-se mais tempo para realizar as tarefas mais importantes para os seus vendedores e você mesmo: vender.
12. Racionalize o seu risco e custo de manutenção
Apostar na manutenção e equipamentos antigos, defasados e obsoletos, muitos dos quais já tiveram sem tempo de vida (EOL – End of Life) decretados pelos fabricantes pode parecer à primeira vista uma tentadora e eficaz forma de economia. Contudo, esta pretensa economia embute um risco e muito elevado, que é a do colapso operacional. Um sistema precário pode eventualmente entrar em uma situação de não retorno, denotando uma precarização da empresa. Além disto, os modernos sistemas de comunicação IP permitem determinar com rapidez e precisão a origem de falhas que muitas vezes residem nas operadoras. Com um sistema inteligente é possível confrontar o modus operandi usual das operadoras que tem sido o de apontar a falha para o equipamento. As modernas tecnologias IP permitem controlar perfeitamente este tipo de situação.
13. Economize fazendo renting
Não é mais necessário comprar o equipamento, deslocando recursos ou esgotando linhas de crédito atualmente escassas. Existe atualmente uma gama de ofertas bastante disponíveis de crédito para renting (locação) de equipamentos, tornando o custo de propriedade e operação mensurável mês a mês. Além de aliviar o seu caixa, este tipo de operação permite visualizar o retorno mês a mês com o investimento tecnológico e na mudança de paradigma cultural em sua empresa.
14. Confronte a Operadora
Muitas vezes as perdas decorrem do mau uso da telefonia, seja pela contratação de planos mal dimensionados, seja pela divergência de apurações que o lado do cliente muitas vezes não tem condições de realizar. A tecnologia IP embute uma inteligência de comunicação e apuração que permite realizar a tarifação de forma eficiente e desta forma confrontar as Operadoras. É a gerência e controle aplicados mais uma vez na redução de custos.
Conclusão:
Tecnologias modernas de Comunicação IP permitem obter mobilidade, flexibilidade e controle. As duas primeiras são facilmente reconhecíveis como fatores de custo. Já o controle permite reduzir custos com contas de operadoras e de suporte. Por meio deste tripé é possível então obter substanciais reduções de custo por meio exclusivamente de racionalizações com embasamento.
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