Como economizar com Telefonia IP

 

A questão da economia com gastos em telefonia é cercada de alguns mitos e suposições que em muitos casos não correspondem à realidade. Estes mitos decorrem principalmente de uma etapa já superada ligada à intensa propaganda dos serviços VoIP, no Brasil.

Durante algum tempo VoIP tornou-se sinônimo de economia com ligações telefônicas, o que contribuiu para encobrir os verdadeiros benefícios que podem de fato ser obtidos com uma boa implementação de telefonia IP.

Com o passar dos anos a tecnologia evoluiu e o alcance da tecnologia  IP aplicada à telefonia vai agora muito além do VoIP. Atualmente, é mais preciso falarmos em Comunicações Unificadas, que passam pelo uso da Telefonia IP, a qual se vale de equipamentos como o PBX IP.

Comunicações Unificadas, ou Comunicação IP, é o conjunto de aplicações IP, dispositivos, sistemas de telefonia IP, por meio de seus PBXs IP e aparelhos IP de variados tipos e modelos, agregados a serviços de conferência, seja de áudio ou vídeo. Este universo de aplicações que também engloba a mobilidade e o trabalho à distância é que constitui o domínio das Comunicações Unificadas IP.

Desta forma, hoje falamos em Comunicação total via IP e não apenas VoIP, que em última instância descreve um dos serviços de comunicação que podem ser empregados para propiciar uma grande economia com tarifas em ligações interurbanas. Contudo, um sistema de Comunicação Unificada vai muito além disto.

Especificamente no que diz respeito ao aspecto econômico, podemos destacar os itens de otimização, que podem referenciar a economia direta com tarifas ou a indireta, como o ganho de produtividade. Para tanto destacamos dez aspectos que podem gerar economia:

O protocolo SIP atualmente permite a interoperabilidade plena entre diferentes dispositivos, aparelhos equipamentos PBX IP, aplicações e serviços. Os serviços VoIP oferecidos atualmente pelas Operadoras VoIP são em quase sua totalidade aderentes ao SIP. Por meio destes serviços é possível obter uma grande economia tarifária com ligações interurbanas e internacionais.

Um dos maiores vilões dos custos empresariais atualmente é representado pelo uso intensivo de ligações com celulares. A disponibilização de aparelhos entre os funcionários como forma de mitigar o problema de conectividade celular terminou por agravar o problema, dado o descontrole de sua utilização e da perda do ponto focal de contato na companhia. A correta utilização de equipamentos como gateways de celular conectados através de SIP ou ISDN possibilita estruturar melhor a telefonia da empresa com respeito ao uso de celulares sem degradação dos serviços, possibilitando ainda ganhar com a redução de custos através da racionalização das chamadas saintes.

A tecnologia de Telefonia IP permite o compartilhamento de caminhos entre voz e dados em um mesmo ponto de rede, ou seja, permitindo a utilização de um ponto único de rede com Vlan de voz e Vlan de dados. Esta propriedade permite compartilhar o mesmo cabo, o que em instalações novas pode representar uma redução significativa de custos com portas de switches e encaminhamento do cabeamento, além dos patch panels. A utilização do PoE pode representar uma redução adicional de tomadas de energia e uso de fontes adicionais.

Tem sido frequente a prática das empresas em distribuir aparelhos celulares entre os funcionários das empresas. Contudo, tal prática termina por provocar uma difusão muito grande dos números de contato da empresa. A utilização conscienciosa da tecnologia IP permite unificar os pontos de contato da empresa e integrar os diversos telefones celulares da empresa ao seus ramais fixos. O mesmo pode ser oferecido aos trabalhadores remotos e funcionários em filias. Com isto, cada colaborador pode ser encontrado em qualquer lugar, em qualquer tipo de aparelho, através de seu número de ramal único.

Seja por meio de redes MPLS, ou por serviços de interconexão VPN, inclusive utilizando serviços de dados das operadoras mais acessíveis, é possível promover a interligação de filiais entre si e com a matriz, propiciando uma redução considerável dos custos de telefonia. Em muitos casos, as Filiais conversam com a Matriz através da rede convencional. Com os recursos oferecidos pelo IP Office é possível fazer esta interligação em vários níveis e até mesmo adotar a completa transparência nestas interligações, o que pode resultar em considerável redução de custos de telefonia. Filiais pode utilizar PBXs IP de pequeno porte ou até mesmo um pequeno número de aparelhos para realizar esta integração.

Na organização moderno a natureza do trabalho vem deixando de ser fixa, onde os trabalhadores são alojados em nichos. A disponibilidade de comunicação de qualidade em qualquer lugar abre a possibilidade de trabalhar a partir de casa ou qualquer outra localidade, mesmo que em trânsito. Muitas empresas já adotam o sistema de rodízio, em que uma parte da força de trabalho da empresa pode trabalhar de casa em determinados dias da semana. Um ganho imediato e colateral que pode ser imediatamente observado é a drástica redução de necessidade de espaço e mobiliário. A redução de custos diretos com a flexibilização do trabalho, isoladamente, tem sido capaz de justificar todo um sistema de telefonia IP.

Um bom sistema de atendimento, programável e inteligente pode exercer a função especializada que antes caberia a um funcionário de alta especialização com maior eficiência, precisão, rapidez e confiabilidade. Uma URA inteligente e programável, além e prover o encaminhamento correto das chamadas entrantes em sua empresa, elevando o nível de satisfação de seus clientes, pode eliminar por completo posições de trabalho que podem ser realocadas em funções mais eficazes para a sua empresa. O ganho colateral com este tipo de implementação também é obtido através do aspecto profissional que sua empresa irá passar para os seus clientes. Por fim, a programação de atendimento por datas especiais,  eventos e campanhas eleva  a produtividade final relacionada com o sistema de auto-atendimento.

Se você precisa utilizar com frequência um sistema de audioconferência profissional e necessita recorrer a serviços externos para prover este recurso, um sistema como o IP Office pode suprir todas as necessidades que este tipo de interação requer. A utilização eficaz de serviços de audioconferência tem o poder de reduzir a necessidade de deslocamentos desnecessários entre filiais e localidades distantes e até mesmo dentro da mesma cidade. Para que um sistema de audioconferência produza este tipo de resultado, contudo, é necessário que ele seja gerenciável, controlável, fácil de usar e eficiente. 

Um sistema baseado em IP é normalmente implementado em software. Isto significa que o processo de atualização do sistema é baseado em Ugprades continuados, de acordo com a demanda verificada, o que representa uma garantia contra a obsolescência. Por outro lado, é preciso analisar a vulnerabilidade e os riscos de manter um sistema já defasado e obsoleto, sem contar com a cobertura do fabricante, e que pode apresentar ruptura de funcionamento com retorno operacional incerto.

Sistemas IP são basicamente baseados em software, tratando-se de servidores de comunicação. Esta característica abre a possibilidade de interação entre o sistema de telefonia e outros sistemas, como por exemplo, aplicativos desktop da Microsoft ou um sistema de CRM em nuvem como o Salesforce. É possível ainda interagir com sistemas IP DECT de outros fabricantes, bem como sistemas de gerenciamento de telefonia. 

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